Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)

Говоря о библиотечных фондах, состоящих в основных фондах ОК 013-94, следует отметить то, что балансовая стоимость библиотечного фонда библиотеки не отражает его реальной стоимости, так как фонд любой библиотеки представляет собой сформировавшуюся коллекцию, а совокупный библиотечный фонд - национальное достояние, действительную стоимость которого в денежном выражении определить невозможно.

Библиотечные работники неоднократно поднимали вопрос о положении библиотечных фондов в структуре основных средств и возможном выводе их из системы бухгалтерского учета. Особенно эта проблема обострилась в связи с работой по переоценке библиотечных фондов, проводимой в стране в соответствии с постановлениями Правительства Российской Федерации[3]. Начиная с 1992 г., библиотекам приходилось самостоятельно переоценивать книжные фонды, выполнять фактически не свойственные им функции, не обладая при этом необходимыми профессиональными знаниями и навыками.

Переоценка основных фондов (индексация) -- изменение стоимости основных фондов, позволяющее первоначальную стоимость продукции предыдущих лет привести к восстановительной стоимости, то есть сопоставимым ценам, отражающим современные условия воспроизводства, а также учесть износ основных фондов [55, c. 199].

Индексация осуществляется в целях создания экономически обоснованных условий формирования ресурсов денежных средств на обновление основных фондов - библиотечных фондов, что может послужить со временем основанием для увеличения выделяемых государством средств на комплектование библиотек, выработки социальных нормативов расходования денежных средств для формирования библиотечных фондов на различных носителях информации.

Индексацию библиотека должна осуществлять совместно с бухгалтерией и отражать стоимость переоцененного фонда в третьи части «Книги движения библиотечного фонда».

Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления (приобретения) книг и других материалов на основании записей в формах индивидуального и суммарного учета и бухгалтерских документов. Основное условие при этом - соответствие данных балансовой стоимости бухгалтерского учета данных первичного библиотечного учета.

Существует два вида переоценки;

1) Групповая;

Применяется в случае исключения документов из состава фондов по любой причине. Ее результаты могут фиксироваться по каждому исключаемому изданию в отдельной графе списка, прилагаемого к акту на исключение, либо суммарно, либо группами изданий, имеющих единый коэффициент.

2) Индивидуальная

Применяется при недостаче или утрате (порче) конкретного документа. При этом данные об изменение цены вначале вносятся в «Тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных», а затем, аналогично групповой переоценке, отражаются в списке на исключение утраченных изданий. Следует иметь в виду, что при индивидуальной переоценке документов библиотека вправе устанавливать дополнительные повышающие коэффициенты в зависимости от реальной рыночной стоимости утраченных изданий (при условии, что это оговорено «Правилами пользования библиотекой»)[58, c. 166].

Результаты переоценки БФ оформляются актом комиссии, который является основание для внесения изменений в данные бухгалтерского учета и в КСУ БФ.

Таким образом, переоценка фонда - очень важная и сложная финансовая и учетная операция, которая требует предельного внимания и профессиональной подготовки библиотекарей.

До настоящего времени библиотечные фонды относились к тому виду основных фондов, на которые не начислялась амортизация, т.е. постепенное погашение стоимости по мере физического и морального износа. Износ рассчитывается исходя из стоимости основных фондов и нормативного времени нахождения их в эксплуатации. Это положение распространялось не на все типы библиотек и не на все виды документов в фондах библиотек.

17 марта 2009 г. вступила в силу новая Инструкция по бюджетному учету (Инструкция N 148н). Ее действие распространяется на отношения, возникшие с 1 января 2009 г [83].

Одним из существенных изменений, вносимых Инструкцией N 148н является новый регламент учета библиотечного фонда, а именно начисление на него амортизации. Заметим, что в некоторых бюджетных учреждениях (библиотеки, выставочные залы, образовательные учреждения и т.п.) библиотечные фонды составляют большую часть общего имущества учреждений и их стоимость, а также количество экземпляров представляют собой значительные величины.

В настоящее время, как показало исследование, библиотечный и бухгалтерский учет этих ресурсов осуществляется по-разному. Библиотечному учету подлежат все документы, составляющие фонд библиотеки, бухгалтерскому - выборочно, электронные ресурсы, находящиеся в сети, учитываются в порядке их использования, т.е. имеет место нарушение принципа полноты учета. Принцип полноты бухгалтерского учета не соблюдается также в отношении документов, информация которых зафиксирована не только на различных носителях, но и в пределах одного вида документов. Как правило, документы на бумажных носителях, за исключением архивных документов, периодических изданий и обменных фондов, подлежат бухгалтерскому учету. Принимая библиотечный фонд за единую целостную систему, бухгалтерские службы фиксируют стоимость фонда общей суммой. С одной стороны, такое правило упрощает учет и обеспечивает доверие библиотечному учету, с другой стороны, как мы считаем, нарушается принцип полноты и достоверности учетной информации.

Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. Оформление документов производится в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р6.30--2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов». Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

Ответственность за правильность организации учета, выполнение требований к нему, а также сохранность библиотечного фонда несут администрация библиотеки, сотрудник в соответствии с должностными обязанностями. В трудовом договоре работником библиотеки и/или в его должностной инструкции должны предусматриваться обязанности по обеспечению сохранности библиотечного фонда, выполнению требований действующего законодательства к организации сохранности и ведению учета.

В случае причиненного ущерба в особо крупном размере руководители и работники библиотек могут нести уголовную, административную и дисциплинарную ответственность в установленном действующим законодательством порядке

Таким образом, учет является обязанностью каждой библиотеки, осуществляется в соответствии с библиотечным законодательством, бюджетным законодательством, иными законами и нормативно-правовыми актами государства и инструкциями.

2.2 Регламентация и автоматизация процессов учета библиотечных фондов

Учет библиотечных фондов - составная часть системы народнохозяйственного учета. Его совершенствование осуществляется в соответствии с общегосударственной программой перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему учета, статистики и контроля (1992) [74]. Сущность и роль учета в новой экономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованной экономике.

Реформирование учета направлено на определение новых подходов при учете фондов в современных хозяйственно-экономических условиях. Основная его цель - предоставление точных и достоверных данных обо всех видах документов, находящихся в библиотечном фонде, обеспечение контроля над их движением в соответствии с нормативными актами.

Следует отметить и то, что учет документов является наиболее конкретным и регламентированным процессом организации и управления библиотечными фондами. Центральным звеном учетной политики библиотеки является нормативно-правовая основа.

Правовой регламентацией учета является современное законодательство различных отраслей права. Высший уровень составляют федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российского Федерации: «О библиотечном деле» (1994), «Об обязательном экземпляре документов»(1994), «О информации, информационных технологиях и защите информации»(2006), «О бухгалтерском учете»(1998), « Об архивном деле в Российской Федерации»(2004), «О стандартизации»(1993), а также Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и др. Нормы этих законов, касающиеся, в том числе и политики государства в области учета, является базовой основой для принятия управленческих решений для библиотек различных организационно-правовых особенностей и форм собственности.

На совершенствование системы учета оказывает влияние такие факторы, как активный процесс изменения видового и структурного фонда, освоение библиотеками компьютерных информационных технологий, а также применения методов электронного маркирования документов, позволяющих комплексно решать вопросы учета, сохранности, использования документных фондов.

В декабре 1998 г. Приказом Министерства культуры Российской Федерации за № 590 была утверждена « Инструкция об учете библиотечного фонда» [9]. Ее нормативную базу составили такие документы, как Закон о библиотечном деле в Российской Федерации, Закон об обязательном экземпляре документов, Закон о стандартизации, Закон о бухгалтерском учете, ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации”, ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” (1997 г.), отечественные стандарты в области информации, библиотечного и издательского дела; ИСО 2789-1974 “Международная библиотечная статистика”, “Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях” (утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 № 107).

Со дня вступления в силу Инструкции в политической, социальной и экономической жизни страны произошли существенные изменения, которые оказали влияние на библиотечную сферу. Появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересов различных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства и органов статистики [88].

Главное достоинство Инструкции состоит в том, что при сохранении преемственности с прежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учета и некоторых форм его, она, вместе с тем, обеспечивает его гибкость, возможность детализации, предоставляет право библиотекам самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не противоречащий ее основным требованиям.

Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей деятельности. Действие “Инструкции” распространяется на государственные и муниципальные библиотеки, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности. Приказом Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда образовательных учреждений» от 24.08.2000 № 2488 данная Инструкция является руководством для всех библиотек образовательных учреждений с учетом утвержденных методических рекомендаций по ее применению.

В 2006 году в журнале «Библиотека» был опубликован для обсуждения проект новой «Инструкции об учете библиотечного фонда», разработанный коллективом Российской государственной библиотеки [12].

Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.

Электронный учет -- учет документов, составляющих библиотечный фонд с помощью средств компьютерной технологии. Электронный учет -- это не самостоятельный вид, а способ ведения учета [64, c. 395].

Использование компьютера способствует интеграции обработки учетной информации. При электронном учете существенно меняется технология учета, последовательность процессов и операций, появляются новые направления, то есть усложняется содержание работы и организации учета документов в библиотеке. При автоматизированных технологиях все процессы учета документов, поступающих, выбывающих и ряд других, осуществляются в соответствии со специальными программами, учитывающими интересы работников библиотеки[78]

Необходимым требованием к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам (АБИС) является наличие в них функций или модулей учета фондов[14 с. 155].

Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов.

Технология штрихового кодирования включает в себя три этапа:

1. создание штрихового кода;

2. нанесение штрихового кода на этикетку;

3. считывание штрихового кода специальной аппаратурой.

С помощью технологии штрихового кодирования, использования микрокалькуляторов со встроенными сканерами, так называемых мобильных терминалов, можно практически полностью автоматизировать процесс проверки фонда. Располагая штриховые коды не только на книгах, но и на карточках, библиотекарь имеет возможность быстро сверить карточный каталог с электронным каталогом, а, следовательно, и с и фондом. Внедрение методов штриховой технологии со временем приведет к тому, что на смену традиционным формам учета, привычными для библиотеки, придут новые, более удобные и оперативные.

Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета фондов[47].

Примером такой системы может служить автоматизированная Web-библиотека "Кодекс: Манускрипт"

Система предназначена для автоматизации работы с библиотечным фондом и читателями, организации электронного учета изданий, а также обеспечения доступа к каталогу изданий посредством браузера MS Internet Ехplorer.

Система позволяет автоматизировать весь цикл учета библиотечного фонда, с момента поступления издания в библиотеку, до его списания, включая формирование инвентарной книги, книги суммарного учета, всей номенклатуры необходимых актов. Реализована мощная система поиска по инвентарной книге, книге суммарного учета, тетради замененных книг и другим объектам учета библиотечного фонда. Встроенный механизм формирования инвентарных номеров, номеров КСУ, записей инвентарной книги позволит обеспечить удобный и надежный документооборот библиотеки.

Модель функционирования системы:

На сервер библиотечной локальной сети устанавливается сердце системы - "Кодекс-Сервер", который является одновременно Web-сервером и сервером БД, а также база данных в формате "Кодекс". Но чтобы система начала стабильно функционировать, нужно установить программное обеспечение на рабочих станциях сотрудников библиотеки и читателей - браузер MS Internet Explorer, входящий в стандартную поставку ОС Windows.

Помимо Web-библиотеки "Кодекс: Манускрипт" создана также конфигурация «Онлайн: Библиотека"» (фирма «Онлайн»). Программный продукт разработан на основе системы программ "1С:Предприятие" в сотрудничестве с библиотекарями учебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.

"Онлайн:Библиотека" позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента ее поступления до списания из библиотечного фонда:

– в конфигурации существуют электронные аналоги первичных документов - "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда";

– процесс формирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверка номеров на уникальность;

– книги суммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных, введенных в информационную базу с помощью документов "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".

Важно отменить то, что автоматизация основных библиотечных процессов и информатизация библиотечной деятельности, заставляет нас пересматривать существующие документы и совершенствовать нормативно-инструктивную базу, регламентирующую деятельность библиотек по работе с фондами. Это способствует организации строгого учёта и обеспечивает соблюдение финансовой дисциплины, позволяет систематизировать и приводить к единообразию формы и методы работы библиотек с фондами.

Особо следует подчеркнуть, что решение задачи совершенствования учета библиотечных фондов требует объединения усилий библиотек, архивов, музеев, других организаций, для которых учет является не только важнейшей частью сохранения документов, но и ведущей функцией контроля за движением духовных и материальных ценностей.

Таким образом, мы склоняемся к мнению, что учет библиотечного фонда:

– является частью системы управления экономическими процессами, происходящими в современной библиотеке. Его совершенствование существенно влияет на расширение прав библиотеки и устранение жесткой регламентации;

– позволяет идентифицировать регистрационную запись, сравнив ее с оригиналом и данными о нем при проверке фонда или при расчете с читателями в случае невозврата взятых в библиотеке документов;

– обеспечивает регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, темпы обновления, местонахождение документов.

– служит основой государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

На наш взгляд, учет фондов должен являться важнейшим направлением деятельности каждой библиотеки в отдельности и системы библиотек в целом. Совершенствование учета библиотечных фондов проблема многоаспектная. Учет библиотечных фондов является не только частью системы управления экономическими процессами, но и объектами непроизводственной сферы. Поэтому его реформирование следует осуществлять в общем контексте преобразования учетной политики, проводимой в стране. Кроме того, учет библиотечных фондов - важнейший элемент их сохранности. Это стартовый этап, с которого начинается вся дальнейшая работа с фондом в библиотеке, как в плане сохранности, так и безопасности использования.

2.3 Анализ организации учета в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области

Современные муниципальные библиотеки работают в условиях муниципальных объединений и автономно (незначительное число), однако функциональная организация документных фондов у них одна.

Основное назначение муниципальных библиотек - быть центрами всестороннего развития читателей, разумного досуга, восстановление сил после трудового дня. Такой круг задач требует подбора в фонд муниципальной библиотеки разнообразных документов, способных удовлетворить запросы абонентов.

Фонд муниципальной библиотеки формируется как универсальный и более чем на 50% состоит из художественной литературы. Основная часть фонда - это справочники, энциклопедии, собрания сочинений, научно - популярные издания, учебники, учебные пособия, издания по радио, фото, автоделу, садоводству и другие издания. Тематика фонда муниципальной библиотеки разнообразна, но назначение библиотеки и её цели такие, что не позволяют включать в фонд литературу, призывающую к разбою, войне, национальной вражде, порнографические и некоторые другие материалы [35].

Фонд муниципальной библиотеки содержит документы в виде книг, брошюр, журналов, кино - диафильмов, магнитофонных записей, видеокассет и электронные ресурсы.

Муниципальные фонды - это фонды библиотек, находящиеся в ведении органов государственной власти местного самоуправления.

Документный фонд муниципальных библиотек является основой для выполнения их функций по обслуживания читателей и потребителей информации, и качество фондов в значительной мере зависит от регулярности и правильности их комплектования.

Библиотечные фонды муниципальных библиотек

Кировской области:

1. Библиотечные фонды муниципальных библиотек являются частью информационных ресурсов Кировской области, историческим, культурным и научным достоянием Кировской области.

2. Муниципальные библиотеки самостоятельно определяют источники комплектования своих фондов.

3. Библиотечные фонды муниципальных библиотек, содержащие книжные памятники, могут объявляться памятниками истории и культуры, находятся на особом режиме охраны, хранения и использования в соответствии с действующим законодательством.

4. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды муниципальных библиотек, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации, хранятся и используются в соответствии с действующим законодательством.

5. В целях сохранности и долговременного использования библиотечных фондов в муниципальных библиотеках создаются страховые библиотечные фонды на различных носителях информации, в состав которых входят ценные и редкие издания, относящиеся к памятникам истории и культуры, в том числе краеведческого характера.

6. Финансирование комплектования и обеспечения сохранности библиотечных фондов муниципальных библиотек осуществляется за счет средств областного бюджета [36].

В Кировской области 755 муниципальных библиотек Министерства культуры РФ. Центральными библиотеками на областном уровне являются -

– областная универсальная научная библиотека им. А. И Герцена - центральная государственная библиотека Кировской области;

– областная детская библиотека им. А, С Герцена - центральная библиотека по обслуживанию детей;

– областная юношеская библиотека - центральная библиотека по обслуживанию юношества;

– областная специальная библиотека для слепых - центральная библиотека по обслуживанию инвалидов по зрению.

Статус центральной районной библиотеки носит 41 библиотека области.

Совокупный объем библиотечного фонда муниципальных библиотек Кировской области по окончанию 2009 г. составляет 10453577 экз. из них печатных изданий - 10394991 экз., электронных - 35282 экз., аудиовизуальных - 235304 экз. Все документы обработаны и поставлены на учет [24].

Каждая муниципальная библиотека области осуществляет комплекс мероприятий по учету и контролю фондов. Ведет суммарный и индивидуальный учет фонда, созданы топографические учетные каталоги, инвентарные книги, с помощью которых осуществляется проверка фондов. Эти мероприятия обеспечивают фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность.

Учет фонда в муниципальных библиотеках раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, темпы обновления, местонахождение отдельного документа. Он отражает поступление в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений.

В помощь библиотекам сотрудники КОУНБ им. А. И. Герцена разработали областные целевые программы «Безопасность и сохранение библиотечных фондов Кировской области на 2009-2010 гг.», «Формирование, использование фондов библиотек Кировской области на 2010-2012 гг.»[24].

Ежегодно для сотрудников библиотек проводятся практические занятия и семинары по реставрации и сохранности книжных фондов, разрабатываются методические материалы, устанавливается пожарная сигнализация. В районах продолжается работа по целевым программам, посвященных сохранности БФ. Проводятся плановые проверки, по итогам осуществляются списание ветхих изданий, замена утерянных. Все библиотеки ведут систематическую работу с должниками: звонки, открытки, подворные обходы, дни, недели и месяцы возвращенной книги и т.п.

В рамках написания данной дипломной работы в феврале-марте 2010 года нами было разработано социологическое исследование. Целью данного исследования послужило обобщение опыта по учету фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области в современных условиях, определение уровня организации учета библиотечных фондов и изучение проблем, возникающих в процессе организации учета. Исследование осуществлялось Нагорской районной центральной библиотекой с помощью анкетирования работников муниципальных библиотек Кировской области.

Задачи исследования, заключались в :

– Изучение теоретической разработанности темы.

– Выявление уровня организации учета фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области.

– Осуществление анализа современного состояния организации учета фондов муниципальных библиотек.

– Подведение итогов деятельности библиотек по организации учета библиотечных фондов.

– Выработка рекомендации по дальнейшей организации учета фондов муниципальных библиотек Кировской области.

Основными факторами выбора метода анкетирования стали: возможность сбора первичной информации, содержащей суждения пользователей по изучаемым проблемам, их субъективные оценки, мнения, предпочтения и склонности; возможность охвата большого круга пользователей.

При составлении анкеты были использованы различные типы вопросов: закрытые (предполагавшие выбор конкретного ответа), полузакрытые (где респонденты наряду с указанными вариантами могли написать свой ответ), открытые, позволяющие самостоятельно формулировать свое мнение, высказать тем самым свою точку зрения.

Нами было опрошено 30 сотрудников (респондентов) из 15 муниципальных библиотек Кировской области. Перечень вопросов анкеты представлен в Приложении 4. Результаты анкетирования работников муниципальных библиотек в числовом эквиваленте представлены в таблице № 1 «Результаты» в Приложении 5. Среди респондентов - 13 человек (43%) - сотрудники отдела комплектования и обработки литературы(ОК и ОЛ), 6 человек (20 %) - работники отдела использования фонда и МБА , 8 человек (27%) работают в отделе формирования и использовании фонда, 2 сотрудника (7 %) - являются работниками отдела комплектования, обработки и хранения литературы, 1 человек (3 %) - осуществляет свою профессиональную деятельность в секторе использования фонда и МБА.

В соответствии с занимаемой должностью: заведующий сектором - 1человек (3 %), заведующий отделом - 7 человек (23 %); библиотекарь (отдела, сектора) - 20 человек (67 %), редактор ОК и ОЛ - 2 человека (7 %).

С учетом возраста респонденты распределились следующим образом: от 20 до 30 лет - 2 чел. (7 %); 31 - 40 лет - 3 чел. (13 %); 41 - 50 лет - 5 чел. (17 %); свыше 50 лет - 20 чел. (63 %).

По образованию: со средним профессиональным - 24 чел. (63 %); с высшим (не библиотечным) - 3 чел. (13 %); с высшим библиотечным - 4 чел. (24 %).

Стаж работы респондентов: от 1 до 5 лет - 10 %; от 6 до 15 лет - 10 %; от 16 до 35 лет - 50 %; свыше 35 лет - 30 %.

В ходе исследования удалось установить, что на 2010 г. средний возраст сотрудника отдела (сектора) по работе с фондами муниципальной библиотеки составляет 51 год, со стажем около 25 лет.

Исследование осуществлялось в три этапа. На первом этапе собиралась, изучалась и анализировалась вторичная информация по проблеме исследования, разрабатывалась программа исследования и формы анкеты для проведения опроса. На втором этапе проводился сбор информации, осуществлялась ее первичная обработка. На третьем этапе проводился анализ и интерпретация результатов исследования, формировались основные выводы и рекомендации.

В анкете был представлен блок вопросов, посвященный технологии учета библиотечного фонда. Мы хотели выяснить, каким образом в муниципальных библиотеках области, на практике, осуществляется организация библиотечного учета. Удовлетворяет ли работников библиотек состояние нормативно - правовой, инструктивно-методической базы документов, регламентирующей процесс организации учета. С какими трудностями и проблемами приходиться сталкиваться респондентам в профессиональной деятельности. И какие пути решения они находят из создавшегося положения.

Прежде всего, нас интересовал вопрос, касающийся системы учета документов БФ. Мы хотели уточнить, на каких уровнях производиться учет фонда в муниципальных библиотеках. В результате были получены следующие ответы: 28 человек (93%) считают, что на общем государственном, 18 респондентов (60 %) ответили, что на внутрибиблиотечном, 2 опрошенных (7%) склоняются к мнению, что на специализированном уровне. 26 человек (87 %) , считают, что система учета документов включает суммарный и финансовый уровень. Результаты представлены в виде гистограммы (рис. 1).

Рис. 1

Ответы на данный вопрос показали, что только 53 % опрошенных ответили правильно, остальные 47% респондентов не видят разницы между уровнем, на котором производиться учет и видом учета (суммарный, индивидуальный и т.п.).

Следующий вопрос позволил нам выяснить, на каких принципах основываться организация учета в муниципальных библиотеках Кировской области. Из ответов на данный вопрос можно сделать вывод, что большинство наших респондентов считает, что одним из обязательных и основных принципом организации учета в библиотеках, должен являться принцип осуществления суммарного и индивидуального учета поступающих документов в БФ. К такому мнению склонились 43% (13 чел.) респондентов, в том числе 20 % (6 чел.) опрошенных считают, что все перечисленные в анкете принципы важны для организации библиотечного учета. Нельзя не отменить, и такой показатель как 23 % (7 чел) респондентов, которые склоняются к мнению что, одним из принципов учета БФ должен служить принцип соблюдения преемственности организации учета в целях сопоставимости учетной информации, 13% опрошенных (4 чел.) отметили, что принцип обеспечение последовательности применения установленных единиц учета и запрещение их изменения без принятия новых нормативных документов по учету является наиглавнейшим для организации всей системы учета. Доля склонившихся к ответу 2.4 (принцип обеспечения сопоставимости единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранении) составляет 27 % (8 чел) опрошенных. Мы считаем, что только сочетание всех вышеупомянутых принципов позволяет качественно осуществлять организацию библиотечного учета.

Для характеристики доступности документов, их распространения, библиотеки в современной практике осуществляют учет фонда в унифицированных единицах.

Формулируя третий вопрос, мы хотели установить, какие единицы учета фонда используются в муниципальных библиотеках. Анализ ответов показал, что в 14 (93%) библиотеках введется учет в единицах - экземплярах. Преимущество учета документов в экземплярах дает количественную характеристику фонда, позволяет выявить его состояние (поступление, выбытие, итоги) за определенный период времени. Также в соответствии с ГОСТом 7.20-2000 в 10 (67 %) проанкетированных библиотеках осуществляется учет в единицах - названиях. Учет документов в названиях предназначен для новых поступлений и позволяет определить информационную и содержательную ценность фонда. Эта единица учета вводится для всех видов документов. В 6 библиотеках из 15 исследуемых используют дополнительную единицу учета фонда - подшивка. Результаты ответов представлены в виде диаграммы (рис. 2).

Рис.2

При анализе ответов других респондентов мы пришли к выводам, что либо в библиотеках Кировской области действительно введется учет в единицах - изданиях, брошюрах, документах, а именно так ответило несколько респондентов, либо определенное количество участников нашего анкетирования с трудом ориентируются в вопросах стандартизации учетных единиц библиотечного фонда.

Таким образом, учет всех видов документов, составляющих библиотечный фонд в экземплярах и названиях, является основой статистической информации, сбор, обобщение и анализ которой производится в формах статистической документации библиотеки: книгах суммарного учета, инвентарных книгах, других учетных формах, принятых в библиотеке. В соответствии со статьей 71 Конституции РФ официальный статистический учет отнесен к ведению Российской Федерации. Это означает, что он должен быть единым в масштабах страны. Каждому сотруднику отдела по работе с БФ, при исполнении своих профессиональных обязанностей, следует помнить об этом.

Какие виды документов относятся к документам временного хранения и не ставятся на учет в библиотеках, мы попытались выяснить в следующем вопросе. Ответы распределились следующим образом: учебные пособия - 0 %; брошюры - 50 % (15 человек отметило этот вариант ответа.); листовок - 73 % (22 опрошенных посчитали этот вариант правильным ответом.); плакаты - 70 % (21 респондент склонился к такому варианту ответа); журналы - 80 % (24 человека так ответили на этот вопрос); календари - 40 % (12 анкетированных посчитали нужным отменить этот вариант ответа), газеты - 78 % (23 работника библиотеки выбрали это вариант ответа). Ни у одного респондента не возникло трудностей с определением правильных, на их взгляд, вариантов ответа. Результаты ответов представлены в гистограмме ( рис. 3).

Рис. 3

Ответы на вопрос о том, в какой форме в библиотеках осуществляется суммарный учет документов, позволили выявить, что в большинстве опрошенных библиотек данный вид учета организуется партиями поступлений. Этот вариант отметили 28 (93%) респондентов. Безусловно, радует то, что практически 100% респондентов имеют представление, о том, на чем основывается организация суммарного учета (СУ) в библиотеках. Выдержка из Инструкции об учете БФ подтверждает правильность выбранного ответа - «суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт)». 13 % (4 чел.) опрошенных считают, что СУ следует осуществлять индивидуальными поступлениями. Возможно, такой показатель является погрешностью социологического исследования. Такой фактор как усталость, невнимательность, чрезмерная загруженность работой респондентов еще никто не отменял. 7 % (2 чел.) анкетированных посчитали правильным ответ «годовой комплект». И это вариант ответа тоже следует считать верным, т.к. газеты учитываются в библиотеках годовым комплектом.

Индивидуальный учет - это второй вид учета, который традиционно используется в муниципальных библиотеках. Целью следующего вопроса послужило выяснение, какие формы индивидуального учета приняты в библиотеках опрошенных респондентов.

Ответы на данный вопрос показали, что 67 % (20 чел.) опрошенных не видят разницы между формами суммарного и индивидуального учета. Это говорит о малой осведомленности и «не подкованности» респондентов в теоретической основе вопроса. Правильные ответы (6.1, 6.3, 6.5) были получены лишь у 33 % (10 чел.) анкетированных. Такую форму индивидуального учета, как листовая не отметил ни один из респондентов. В процентом соотношении результаты ответов представлены в диаграмме (рис. 4).

Рис. 4

Следующий вопрос касался изменений, которые были внесены в Инструкцию об учете библиотечного фонда в 1998 г. и звучал так - «Считает ли Вы, что те изменения, которые внесли в Инструкцию об учете БФ в 1998г, положительно повлияли на систему учета в целом». Данный вопрос был полузакрытого типа, поэтому ответы на этот вопрос подразумевали выражение собственного мнения опрошенных.

К сожалению, анализ ответов на этот вопрос не дал желаемого результата. (16 чел.) 53 % респондентов затрудняются ответить на этот вопрос. Возможно, это получилось вследствие некорректной формулировки вопроса, или того, что недостаточное число респондентов осведомлены, что первая инструкция по работе с фондами в библиотеках была разработана в 80х гг. XX в., куда и входил раздел по учету библиотечных фондов. А также причиной такого ответа могло послужить собственное незнание нормативных документов, регламентирующих организацию учета в библиотеках. 23 % (7 чел.) респондентов при выборе ответов на данный вопрос согласились с мнением что, изменения, внесенные в Инструкцию о БФ, в целом положительно повлияли на состояние учета в в библиотеках. Из них 3 человека аргументировали свой ответ так:

– «учет стал более четким»,

– «в Инструкции есть указания по учету документов на нетрадиционных носителях, в приложение есть все формы актов»,

– «стала соблюдаться система преемственности учета».

1 респондент (3 %) предложил свой вариант ответа, посчитав что, если смотреть на изменения с бухгалтерской точки зрения, то это большой плюс для организации библиотечного учета.

7 % (2 чел.) опрошенных отметили отрицательный вариант ответа, ничем свой выбор не аргументируя. Из 30 человек участвующих в анкетирование 4 работника библиотеки посчитали нужным не отвечать на выше обозначенный вопрос. Своего рода это анонимное признание своей профессиональной некомпетентности.

Восьмой вопрос нашей анкеты был посвящен технологическим процессам учета БФ. Известно, что организации библиотечного учета состоит из: приема документов, их маркировки, регистрации поступлений материалов, распределения и перемещения их внутри библиотеки, выбытия, итогов движения фонда, проверки наличия документов в фонде. Перед нами стояла задача узнать у респондентов, какие процессы учета БФ, на их взгляд, следовало бы четче регламентировать в библиотеках.

10 (30 %) библиотекарей отвечая, на поставленный вопрос, остановились на варианте ответа 8.3 (распределение и перемещение документов внутри библиотеки (ЦБС)). Действительно, так часто бывает, что при проверке библиотечного фонда, причиной недостачи может служить плохой контроль распределения и перемещения документов внутри библиотечной системы (ВСО, МБА). 6 человек (20 %) ответили, что, не мешало бы четче организовать процесс выбытие (исключение) документов. В ходе анкетирования выяснилось, что в 4х библиотеках из 15 исследуемых, как раз этот технологический процесс учета БФ вызывает ряд сложностей и недопониманий. Варианты ответа «контроль движения фонда» и «проверка наличия документов в фонде» отметило по 17 % (5чел.) опрошенных. Мы предполагаем, что схожесть числового эквивалента результатов вызвана смысловой формулировкой вариантов ответа, т. е. у многих респондентов функция контроля уже ассоциируется с термином проверка. Только 7 % (2 чел.) анкетируемых пришли к мнению что, в первую очередь, следует регламентировать операцию регистрации поступлений материалов. Мы солидарны с ними в этом, т.к. этот процесс является, одним из первых процессов, с которого начинается учет фондов в библиотеке. Отсюда вывод - начинать его надо качественно и профессионально.

Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии внес кардинальные изменения в организацию учета БФ. Какие проблемы возникают в муниципальных библиотеках при автоматизации библиотечного учета, и как они решаются, мы попытались выяснить в следующем вопросе. Респондентам было предложено ответить, каким способом у них в библиотеках решаются проблемы автоматизации учета БФ.

В результате, оказалось, что только в 7 (47%) библиотеках из 15 исследуемых попытки внедрения автоматизированных технологий в организацию учета БФ увенчались успехом. Осуществилось это, благодаря введению в эксплуатацию электронных каталогов и автоматизированных информационных библиотечных систем. В некоторых библиотеках в перспективе планируется приобрести электронные книги суммарного учета. Мы считаем, что показатель в 47% , говорит о том, что в среднем около 50 % центральных и городских библиотек так или иначе оснащены компьютерами и оргтехникой. В худшем положении сейчас находятся сельские библиотеки.

Респонденты из 4 (27%) опрошенных библиотек признались, что у них руководство не в состояние автоматизировать процесс учета БФ, ввиду таких причин, как недостаток финансовых средств, нехватка ПК и квалифицированных рабочих кадров. Таким образом, когда одна причина тянет за собой другую, получается замкнутый круг, из которого выбраться порой бывает непросто.

При организации учета библиотечного фонда неизбежно возникают сложности и сомнения. Последний вопрос нашего анкетирования касался трудностей, с которыми приходиться сталкиваться библиотекарям в своей профессиональной практике. Мы предложили готовые варианты ответов и предоставили возможность респондентам выразить свое мнение.

Результаты ответов распределись следующим образом: 14 человек (47%) отметили вариант ответа (10.2), в котором говорилось о кропотливости и трудоемкости процессов организации учета БФ. Сотрудник отдела комплектования и обработки литературы должен быть внимательным, усидчивым, терпеливым, ответственным и т.п. Естественно, эти обязательные качества налагают на деятельность работника свой негативный отпечаток. Отсюда и заболевания органов зрения, опородвигательной системы (остеохондроз, сколиоз) и т.п.

37 % (11 чел.) опрошенных ответили, что они при организации библиотечного учета, в первую очередь, испытывают нехватку нормативной, методической, инструктивной документации. Мы склонны согласиться с респондентами во мнение, т.к. действительно на практике в центральных библиотеках редко бывает создана хотя бы та же инструкция об учете БФ. Для того, чтобы учет документов был достоверным и полным, библиотека должна иметь рабочий инструментарий, в который входит:

1. Правила пользования библиотекой;

2. Положение о фонде библиотеки;

3. Инструкция или Положение по учету библиотечного фонда;

4. Положение о каталогах и картотеках;

5. Положение об электронных ресурсах (документы на съемных носителях, локальные и удаленные БД);

6. Инструкция по учету электронных документов;

7. Инструкция по работе с пожертвованиями;

8. Инвентарная книга;

9. Книга суммарного учета, которая ведется на весь фонд и также на подфонды каждого структурного подразделения.

4 респондентам (13 %) при организации библиотечного учета недостает опыта работы. Мы предполагаем, что в данном случае все зависит от определенного количества времени, которое понадобится сотрудникам библиотек на приобретение профессионального опыта. 10 % (3 чел) опрошенных признались, что их гнетет груз ответственности. 1 (3%) библиотекарь представил свой вариант ответа, который заключался в трудностях, связанных с частыми изменениями бухгалтерской политики.

Таким образом, исследование, проведенное среди сотрудников муниципальных библиотек, выявило уровень организации библиотечного учета, и обозначило проблемы, возникающие при организации профессиональной деятельности работников отделов по работе с библиотечными фондами.

Страницы: 1, 2, 3, 4